Die e3 Energieanlagen GmbH in Bietigheim-Bissingen rechnet ihre Wärmekunden mit XAP.wärme von Somentec ab. Standardisierte und automatisierte Prozesse sorgen für Zeitgewinn und Fehlerminimierung bei der Abrechnung vielschichtiger und individueller Energieprojekte.

Wie gut Unternehmen ihre Geschäftsabläufe im Griff haben, lässt sich von außen gut an der Abrechnung ihrer Leistungen erkennen. Typische Indikatoren für Prozessexzellenz sind Schnelligkeit, Korrektheit, Transparenz und Verständlichkeit. Mit jeder Abrechnung händigen Lieferanten und Dienstleister ihren Kunden somit unweigerlich auch eine Art Visitenkarte für diese Kriterien aus und gewähren indirekt einen Blick ins betriebliche Innenleben des Absenders. Läuft alles glatt mit der Abrechnung, spricht dies für Professionalität und erzeugt beim Kunden Zufriedenheit. Erfordert die Abrechnung im Nachgang Klärungsbedarf, kann dies die Kundenbeziehung belasten – sogar, wenn die erbrachte Leistung top ist.

Abrechnungsprobleme entfalten aber auch nach innen negative Kräfte. Sind Abrechnungen nicht verständlich gestaltet, kommt es zu Nachfragen an den Kundenservice. Fehlerhafte Abrechnungen erzeugen Reklamationen. In allen Fällen muss reagiert, geprüft und ggf. korrigiert werden. Solche Nacharbeiten treiben die spezifischen Prozesskosten in die Höhe. Verspätete Rechnungsstellung andererseits kann die Liquidität belasten. Es gibt also viele gute Gründe, bei der Abrechnung eine gute Figur zu machen.

Mit der Zahl der Kunden stieg der Handlungsbedarf

Dass die e3 Energieanlagen GmbH in Bietigheim-Bissingen ihre Abrechnungsprozesse optimiert hat, lag vorrangig in der Notwendigkeit begründet, das wachsende Geschäftsvolumen organisatorisch im Griff zu behalten. Mit herkömmlicher Kalkulationssoftware funktionierte die Abrechnung zwar auch, aber die Arbeit wurde mit zunehmender Kundenzahl immer mehr zum Kraftakt – auch weil die Wärmeabrechnung bei e3 von vielen kundenindividuellen und spezifischen fachlichen Anforderungen geprägt ist.

Die e3 Energieanlagen GmbH ist in Baden-Württemberg und angrenzenden Bundesländern als Energiedienstleister tätig und auf den Betrieb von Holzheizungen sowie das Thema Heizwasseraufbereitung in Fern- und Prozesswärmenetzen (siehe Textkasten) spezialisiert. Das Unternehmen bietet seinen Kunden neben technischen und energiewirtschaftlichen Dienstleistungen auch die Endkundenabrechnung und das Vertragsmanagement als Service an.

2019 betreute e3 32 Wärmeprojekte in 14 Kommanditgesellschaften, an denen hauptsächlich private Kleinanleger beteiligt sind (sogenannte Bürgerenergiegesellschaften). Der kumulierte Wärmeverkauf dieser Gesellschaften belief sich im Berichtsjahr auf 77 GWh und der Stromverkauf auf knapp 40 GWh. Der Energieumsatz der Unternehmensgruppe im gleichen Zeitraum beträgt rund 12 Mio. €. Neben der Tätigkeit für die Bürgerenergiegesellschaften erbringt e3 Dienstleistungen für weitere Kunden – hauptsächlich Städte und Gemeinden. Der Dienstleistungsumsatz der e3 in diesem Bereich belief sich 2019 auf 2,7 Mio. €.

Wachstumstreiber ist die Energiewende

Einer der Wachstumstreiber für e3 im Wärmemarkt ist die Energiewende und der Trend zur lokalen Nutzung von erneuerbaren Energieträgern für die Wärme- und Stromerzeugung. Komplexer werdende Technik und Prozesse veranlassen immer mehr Betreiber, einzelne Aufgabenbereiche wie beispielsweise die Herstellung einer regelwerksgemäßen Heizwasserqualität in Wärmenetzen oder den gesamten Betrieb von Energieerzeugungsanlagen und Wärmeverteiltechnik an Spezialisten auszulagern. In dieser Rolle hat sich e3 einen guten Namen gemacht und verzeichnet eine starke Nachfrage.

Um dem zunehmenden Wärmeabrechnungsvolumen Rechnung zu tragen, suchte  
e3 nach einer professionellen, auf die spezifischen Anforderungen der Wärmeabrechnung ausgerichteten Software. „Unser Ziel war es, ein einheitliches und standardisiertes System zu implementieren, das eine teilautomatisierte und effiziente Abrechnung auf Basis einer Datenbank bietet“, beschreibt e3-Geschäftsführer Johannes Schuler die Anforderungen.

Die Wahl fiel auf XAP.wärme, die Branchenlösung der Somentec Software GmbH. Empfehlungen von zufriedenen Anwendern der Software spielten bei der Entscheidung eine wesentliche Rolle. Im Herbst 2018 startete das Einführungsprojekt, im Frühjahr 2019 erfolgten die ersten Wärmeabrechnungen. Im zweiten Quartal 2020 konnte die Umstellung auf die Abrechnung mit XAP.wärme erfolgreich abgeschlossen werden. Durch die heterogenen Strukturen der abzubildenden Energieprojekte erforderte das initiale Einrichten der Software viel Akribie. Die Einführung und Umstellung der Abrechnung erfolgten projektweise.

Mit der neuen Software effizienter abrechnen

Diese Anstrengung hat sich auf jeden Fall gelohnt und zahlt sich heute aus. Joachim Erb, bei e3 für Projektentwicklung und das Abrechnungswesen verantwortlich, bezeichnet die ersten Erfahrungen mit XAP.wärme als „sehr positiv“. Nach einer Einarbeitungsphase und gewonnener Routine sei die Software gut zu bedienen. „Durch den übersichtlichen Systemaufbau ist eine effiziente Bearbeitung möglich.“ Wesentliche Vorteile sieht Erb darin, dass die Abrechnung nun weniger Zeit beansprucht und Fehler leicht zu vermeiden sind.

Mit der neuen Software sieht sich e3 für das angestrebte und absehbare weitere Geschäftswachstum mit dem neuen Abrechnungssystem gut gerüstet. Das Unternehmen hat bereits weitere Pläne rund um XAP.wärme geschmiedet. Demnächst soll auch die Stromabrechnung mithilfe der neuen Software organisiert und eine digitale Kundenakte eingeführt werden. Letzteres liegt Johannes Schuler besonders am Herzen. „Alle Informationen und Daten von betreuten Kundenanlagen, die wir in Gesprächen mit Kunden und bei der Betreuung durch unsere Techniker sammeln, wollen wir dort hinterlegen. Dies hilft uns bei der Kundenbetreuung, beispielsweise wenn Kunden im Urlaubs- oder Krankheitsfall von wechselnden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern betreut werden müssen.“

Wachsender Bedarf an erprobter Branchensoftware

Was Somentec bei e3 erlebt, ist keine Eintagsfliege. Die gesamte Branche freut sich über Zuwächse im Bereich der Energieerzeugung aus biogenen Rohstoffen. „Immer mehr Wärmedienstleister und Contractoren entscheiden sich für XAP.wärme, weil wir ein vielfach erprobtes Standardprogramm anbieten können und über viel einschlägiges Know-how verfügen“, sagt Somentec-Geschäftsführer Olaf Polak. „Unsere Kunden schaffen es mit der Software regelmäßig, Anlagenmanagement und Abrechnung professionell zu digitalisieren und ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Dies steigert ihre Wettbewerbsfähigkeit und trägt zu einer nachhaltigen Unternehmensentwicklung bei.“

Auch als Projektpartner hat Somentec bei e3 gepunktet. Joachim Erb lobt: „Die Projektbegleitung und der Support sind stets offen und konstruktiv an die von uns gestellten Aufgabenstellungen herangetreten. Die Betreuung war jederzeit professionell und kundenorientiert.“